Пътна карта за свободно движение на данните в СО - източници, съхранение и употреба

Проект „СВОБОДНОТО ДВИЖЕНИЕ НА ДАННИ – ПЕТАТА ОСНОВНА СВОБОДА В ЕС“ се изпълнява с финансовата подкрепа на Програма „Европа“ - 2018 г.

Пълен текст на документа за обсъждане в PDF формат

1. Въведение

НПО Линкс, с помощта на Програма „Европа“ на Столична община цели да насърчи свободното използване на данни в Столична община, петата свобода на ЕС, като подобри процеса за информирано вземане на решения и подобряване на общинските услуги чрез разработването на Пътна карта на базата на верига на стойността на данните („data value chain“).

Визията на проекта е данните на СО да бъдат разбираеми, документирани и с високо качество, така че да бъдат използваеми, актуални и достъпни за широк кръг от заинтересовани страни – общински и държавни служители, граждани, бизнес, НПО и медиите. Общинските служители ще придобият умения и капацитет да събират, управляват и използват данни ефективно и ефикасно по цялата верига.

В резултат на проекта, екипът на НПО Линкс изготви настоящия документ за обсъждане, чиято цел е да представи различни подходи за реализиране на бъдещите политики за отворени данни в СО.

В последните години „отворените данни“ са една от забележителните тенденции в публичната администрация. София е част от този процес още от 2015 г. бяха реализирани различни инициативи за популяризиране на възможностите на отворените данни, под формата на различни тематични хакатони. Но въпреки заявената политическа воля, процесът по отваряне на данни все още не е структуриран, липсва разбиране, знания и опит от общинската администрация какво представляват данните и работата с тях.

В същото време стойността на данните в съвременния контекст нараства неимоверно, особено в сфери като екология, транспорт, образование. В тези области иновациите са значителни и е необходима агресивна политика по отношение на данните. Освен това тези области се характеризират със засилен интерес и включване от страна на гражданите и бизнеса. Смисленото управление на данните в тези области предполага, че местната власт знае пътя напред.

Пътят напред

НПО Линкс избра трите области за пилотно наблюдение на данни, защото те директно обслужват обществения интерес, предизвикателствата и критиките към тях са значителни, а Столична община има възможност за влияние върху тях.

На базата на наблюденията ни върху тези три области, НПО Линкс формулира три основни елемента, върху които трябва да се базират политиките за отваряне на данни в Столична община:

  • Темите на столицата да определят дневния ред отворените данни;
  • Въздействието на отворените данни: къде отворените данни са ефективни?
  • Съвместен подход при изработването на обща визия за работата в бъдеще.

Основната цел на СО, заложена в Стратегия за интелигентна специализация на София 2016 г. е да утвърди София като столица на новия дигитален пазар като развие:

  • Национален и регионален център за образование, съвременни научни изследвания, иновации и предприемачество, базирани на ИКТ;
  • Интелигентен град, лидер в Югоизточна Европа.

Ключов елемент от дигиталното развитие е достъпа, движението и разпространението на данни, затова НПО Линкс на базата на трите направления в СО направи анализ на текущото състояние на данните по отношение на източниците, съхранението и употребата, както очерта посоките на развитие и осъществяването на развитието. В края на документа са предложени няколко стъпки, които да подпомогнат реализирането на политиките за отваряне на данни в СО.

2. Текущо състояние

Източници

Източниците на данни в СО са от целия възможен спектър – граждани, общински предприятия, структури на изпълнителната власт, структури на районната администрация и др. Данните, които те предоставят са в различни формати и на различни носители – преобладават неструктурираните формати, а хартиеният носител е сред най-често срещаните. Наблюдават се ситуации, в които дигитално подготвените данни се отпечатват на хартия от едно звено и така се изпращат на друго. Някои от структурите на изпълнителната власт, както и част от общинските предприятия общуват със СО като обменят файлове в определени формати и структура.

Съхранение

СО съхранява данни по следните начини:

  • специализирана деловодна система;
  • специализирани софтуерни системи;
  • файлове на файлов сървър;
  • файлове на потребителски компютър;
  • на хартиен носител.

Софтуерните системи се поддържат от различни структури – общински и външни фирми. Повечето служители не са наясно как, колко често и къде се съхраняват архивни копия от данните, както и не са правени обучения за възстановяване от аварии – т. нар. disaster recovery.

Употреба

Почти всички източници на данни за СО са и потребители на данните ѝ. Аналогично на източниците, данните, които СО произвежда в една немалка част са на хартия, в деловодната система присъстват доста често като сканирани документи и липсват мета данни за тях.

На портала за отворени данни, както и на сайта на СО се публикуват данни, някои от които са в машинно-четим вид. Част от тях намират приложение в системи извън тези на СО, например идентифициране на регистрирани таксиметрови автомобили.

3. Посоки за развитие

Най-общо посоката за развитие може да се определи като пълна дигитализация в две основни направления:

3.1 Дигитализация на данните

Реална дигитализация, в която всеки информационен обект е добре структуриран и свързан с други информационни обекти. Намаляване до минимум на сканираните от хартиен носител документи.

Входящите данни - видът, структурата и носителят им определят в голяма степен последващата обработка. В момента голяма част от входящите данни от различни източници са на хартиен носител. Прехвърлянето им в цифров вид изисква голям ресурс от страна на администрацията и е елемент от процеса, в който може да се допуснат грешки. Позволяването на източниците да контактуват с администрацията в цифров вид, например онлайн попълвани формуляри, ще ускори процеса на работа, ще намали човешките грешки и ще даде възможност за по-пълното използване на данните за най-различни цели.

3.2 Дигитализация на процеса на работа

Цялостната обработка на данните от всички звена, както и крайният резултат да бъдат в цифров вид. Много често в работата на администрацията се налага крайният продукт да е в резултат на работа между различни звена – съгласувания, становища и др. подобни. Дигитализацията на процеса, както и дигитализацията на подписването на документи ще ускори процеса, ще увеличи качеството и ще намали натоварването върху служителите.

Например, исканията за разрешение за временно затваряне на улици, в момента, се приемат и поддържат само на хартиен носител. Издаването на разрешение е свързано със съгласуване между различни отдели и се изразява в документ, подписан от оторизирани служители от 5-6 звена в различните случаи. Броят на исканията е голям и често се налага разрешенията да се получат в кратък срок. Дигитализацията на искането (онлайн формуляр в структуриран вид), дигиталното придвижване на разрешението между отделните звена, както и цифровото му подписване, освен подобряване на процеса на издаване на разрешението, ще доведе и до по-добра координация на различните звена. В допълнение публикуването на данните в отворен машинно четим формат ще позволи на заинтересовани страни – граждани и фирми да са своевременно информирани.

4. Осъществяване на развитие

Дигитализацията освен наличието на съответните информационни системи изисква служителите от администрацията да разполагат с нужния капацитет за изграждането им, в ролята на поръчител, и при използването им.

4.1 Институционализация

Основно предизвикателство пред Столична община е как да се премине от политическата воля към институционализиране на процеса. На второ място е използваемостта на данните. И на трето техническите характеристики на данните.

Действията, които могат да се предприемат, за да се адресират адекватно предизвикателствата е да се институционализира фигурата на Служител, който отговаря за данните, който да има правомощия да налага политиките за данни в Общината и да е с ранг подобен на заместник-кмет. Фигурата на такъв Служител трябва да отговаря за изработването и прилагането на стандарти, както и за поддръжката на Каталога с данни на СО.

На второ място от изискването за отваряне на данни да се премине към отваряне на искани данни, за да се повиши използваемостта да се провеждат общи сесии между доставчиците и ползвателите на данни за изработване на стандарти за публикуване на данните с оглед темите на обществото. Важно е, за да се повиши използваемостта.

И на трето място е насърчаване на т.нар. инфомедиатори за работа с общински отворени данни, разработването на различни приложения и инструменти, които да демонстрират ползите от отворените данни.

4.2 Изграждане на информационни системи

При изграждането на информационната система на СО може да се подходи по два начина: единна централизирана система и множество разпределени системи, обменящи си информация през API (приложен програмен интерфейс).

Изграждането на централизирана система ще отнеме изключително много време във всички фази – проектиране, имплементация, тестване, внедряване и обучение. Съществува опасността при завършването и изискванията към нея да са значително променени спрямо момента на започване.

Разпределените системи дават възможност за по-бързо и независимо една от друга изграждане и внедряване. За да имат нужния ефект те трябва да отговарят на редица изисквания, най-важните от които са:

  • възможност за въвеждане на структурирана информация още от източника – там където е приложимо;
  • начин на генериране на първични ключове;
  • приложен програмен интерфейс (API);
  • експорт на данните в машинно-четим формат;
  • система за архивиране;
  • автентикация на потребителите чрез централизирана система – напр. директорийна услуга (AD, LDAP);
  • регламентиран достъп;
  • отворен код на софтуера.

Тези изисквания трябва да са ясно разписани и неразделна част от всички поръчки за софтуер за СО. Съвременните системи за виртуализация дават възможност различни видове софтуер и операционни системи да съжителстват на един и същи хардуер, въпреки това препоръчително е броят на технологиите да бъде сравнително ограничен с оглед на последващата поддръжка.

Съществен момент при изграждането на разпределените системи е определянето на системата за съхранение и обработка на даден вид информация. Например, всички договори в момента са въведени като сканирани документи (без възможност за пълнотекстово търсене) в деловодната система, а най-много метаданни за тях има в счетоводния софтуер. В идеалния случай би следвало договорите да са въведени в структуриран вид – номер, дата, контрагент, срок, съдържание – в една система, а всички останали системи да реферират към съответния първичен ключ и да имат възможност, чрез приложен програмен интерфейс, за достъп до съответните части.

Голяма част от данните в момента се съхраняват и обработват във файлове на Excel. Примерна първа стъпка може да бъде изграждането на система, поддържаща данни в табличен вид и отговаряща на гореописаните изисквания и позволяваща конфигуриране на броя на колоните и вида на данните, съдържащи се в тях.

За да се избегне дублиране на данни в различни системи и за по-добра информираност на гражданите и служителите на администрацията, препоръчително е поддържането на централизиран каталог с информация за отделните информационни системи и връзки към техните потребителски и приложни интерфейси.

4.3 Повишаване на капацитета

В работата си по проекта, НПО Линкс установи сред общинската администрация в голяма степен липса на разбиране за същността и ценността на данните, липса на умения за структуриране, обработване, анализиране, публикуване и визуализиране на данни, липса на използване на данни в оценката на изпълнение на различни цели и не на последно място в липса на адекватно използване на данни при реакция на проблемни теми.

Основните дейности, които е необходимо да се предвидят е оценка на нуждите от обучение за работа с данни, повишаване на капацитета на общинските служители чрез решаване на конкретни казуси от практиката като се използват модерни програми на менторство и работа в мрежи и създаването на смесени работни групи около решаването на конкретен проблем.

В процеса на работа служителите ще трябва да оперират със съответните системи, както и да подготвят задания за тяхното подобрение и развитие. Ключов момент за добрата дигитализация е разбирането на служителите за същината на данните и процесите от една страна, и възможностите на дигиталните системи от друга. Необходимо е служителите от различните звена и особено тези на ръководна позиция да подобрят знанията си в:

  • Видове данни;
  • Свързаност на данните;
  • Употреба на данните, включително повторна употреба чрез т. нар. отворени данни.

5. Стъпки

Стъпка 1: Визия за дигитална трансформация на Столична община

Първата стъпка е да се направи анализ на възможностите, готовността, инфраструктурата и капацитета за дигитална трансформация в Столична община и да се формулират ясни и измерими цели за процеса на отваряне на данни за 4-годишен период. Целият този процес трябва да бъде част от Направление „Дигитална транформация“ на Визия за София.

Стъпка 2: Одит и каталогизиране на данните

Втората стъпка е детайлно описание на данните, технически характеристики и структурите, които са отговорни за поддържането на данните в Столична община. Изработването на каталог на данните трябва да включва откъде идват данните, как се съхраняват и за какво се използват. Описанието трябва да съдържа целия цикъл от „живота на данните“: събиране, съхранение, използване, трансфериране, архивиране, публикуване или изтриване. След като е направен Каталога трябва да се направи и одит на процесите в СО, който да анализира факторите, които стимулират процеса по отваряне на данните и бариерите, които го спират. Анализът трябва да включва силните и слаби страни на СО, възможностите и заплахите.

Стъпка 3: Политика за отваряне на данни

Постигането на консенсус за процеса на отваряне на данни на всички нива от политическото, местното законодателно до отделния общинския служител е ключов за въвеждането на отворените данни като стандарт за работа на СО. В тази фаза фокусът е върху разработването на вътрешни правила и стандарти за процеса.

На този етап трябва да бъде институционализиран процеса чрез създаване на фигура Служител, отговарящ за данните с висок ранг за налагане политиките по отваряне на данни и на пряко подчинение на Кмета на СО. Служителят трябва да има знания и опит за работа и анализ на данни, да познава структурата на местната власт, за да следи изпълнението на политиката.

Стъпка 4: Изграждане на информационни системи

Преди да се премине към реалното изграждане на информационни системи трябва да има съгласие по отношение на подхода за изграждане на информационни системи - компактни специализирани за определен клас задачи системи. След това да се избере платформа/технология/стандарт, чрез които отделните системи ще могат автоматично да обменят данни помежду си в реално време. На трето място да се избере платформа за автентикация и оторизация на служителите, използващи тези системи и да се ограничи спектъра от използвани технологии. За всеки клас задачи са допустими две-три възможности. В дългосрочен план по-малък набор от технологии се поддържа и обновява по-лесно.

Отделните информационни системи е препоръчително да се базират на софтуерни компоненти с отворен код и относително голяма общност. Поръчките за разработка на софтуер е препоръчително да се стремят към по-ефективните agile подходи, вместо към класическите waterfall.

Стъпка 5: Повишаване на капацитета

Повишаването на капацитета на служителите за работа с данни е от решаващо значение за налагането на политиката на отворени данни. Всеки общински служител трябва да е запознат със същността на данните, които обработва и възможностите, които те предоставят за оптимизиране на процесите на работа и подобряване на живота в столицата. Трябва да се направи оценка на нуждите от обучение и съответно да се предостави такова на ключови лидери в Общината, които да бъдат двигателите на процеса в различните направления.

Стъпка 6: Мониторинг и оценка на процеса

В рамките на 1 година процесът на отваряне на данни трябва да стартира във всички направления на СО. На този етап трябва да започнат и съвместни сесии между „доставчици“ и „ползватели“ на данни по конкретни проблемни области, за да се приоритизират данните за отваряне. Тук трябва да се използва гъвкав подход, при който в бързи стъпки се определят набори от данни, които са полезни и искани от обществото и се публикуват за отваряне. А общинските служители да следят какво се случва с данни и анализират ползите.

Стъпка 7: Приложение и въздействие на отворените данни

Финално, политиката за отваряне на данни да стартира в рамките на 1 година в Столичната администрация и Столичния общински съвет, а в рамките на 2 години във всички районни администрации на СО. Това е етапът, в който комуникационните дейности и организирането на хакатони, могат да произвеждат реални, адекватни и съобразени с нуждите на хората инструменти и приложения.

Процесът по отваряне на данни не само ще оптимизира процесите в Столична община, но при всички случаи ще допринесе за повишаване доверието в местната власт и за това, че тя работи в услуга на обществения интерес.

  • Начало
    • Пътна карта за свободно движение на данните в СО - източници, съхранение и употреба